SM Marketing
SM-METHOD-001 · V1.0
Documento de metodología · 2026

Metodología de
Implementación.

Proceso de implementación estructurado para empresas que quieren automatizar su marketing y atención al cliente.

Duración estimada
4 semanas
Fases
9 fases
Soporte post-lanzamiento
14 días incluidos
Versión
1.0 · Abril 2026
01 — Introducción

¿Qué resuelve este sistema?

Implementamos un chatbot inteligente que automatiza la atención inicial al paciente y el proceso completo de agendamiento, reduciendo la carga operativa del personal y mejorando la experiencia del usuario desde el primer contacto.

🤖

Atención automatizada

Respuestas inmediatas 24/7 sin intervención humana.

📅

Agendamiento inteligente

Citas confirmadas automáticamente según disponibilidad real.

⚡

Reducción operativa

El personal enfoca su tiempo en atención de calidad.

📈

Mejora continua

El sistema se optimiza con datos reales de conversaciones.

02 — Fases del proyecto

Proceso de implementación.

Cada fase tiene un objetivo específico, entregables claros y nivel de participación definido.

01
Descubrimiento y Diagnóstico
3 – 5 días
Participación alta
Actividades
  • Reunión inicial (Kickoff)
  • Levantamiento de información del negocio
  • Identificación de servicios ofrecidos
  • Revisión de canales de atención actuales
  • Análisis del proceso actual de agendamiento
Entregables
  • Documento de diagnóstico
  • Mapa del proceso actual
02
Base de Conocimiento (FAQs)
3 – 4 días
Participación muy alta
Actividades
  • Identificación de preguntas frecuentes
  • Organización de respuestas: precios, horarios, ubicación, tratamientos
  • Clasificación de intenciones: agendamiento, información, urgencias
Entregables
  • Documento estructurado de FAQs
  • Clasificación de intenciones
03
Diseño del Flujo Conversacional
4 – 6 días
Participación media
Actividades
  • Definición del flujo: entrada, calificación, selección, asignación, confirmación
  • Definición del tono de comunicación
  • Redacción de mensajes clave
Entregables
  • Diagrama de flujo conversacional
  • Estructura de mensajes
04
Validación del Flujo
2 – 3 días
Participación alta
Actividades
  • Presentación del flujo al cliente
  • Revisión de lógica y mensajes
  • Ajustes según feedback recibido
Entregables
  • Flujo validado y aprobado
05
Desarrollo y Configuración
5 – 10 días
Participación baja
Actividades
  • Configuración del agente IA (OpenAI API)
  • Integración con WhatsApp Business
  • Conexión con calendario y CRM del cliente
  • Automatizaciones en n8n
  • Estructuración de datos en BigQuery
Entregables
  • Sistema funcional en entorno de prueba
06
Pruebas Internas
2 – 3 días
Interno
Actividades
  • Simulación de conversaciones reales
  • Validación de todos los flujos
  • Detección y corrección de errores
Entregables
  • Versión optimizada del sistema
07
Pruebas con Cliente (UAT)
3 – 5 días
Participación alta
Actividades
  • Pruebas reales del chatbot
  • Recopilación de feedback del cliente
  • Ajustes finales al sistema
Entregables
  • Sistema ajustado y aprobado
08
Lanzamiento
1 día
Participación media
Actividades
  • Publicación en canales oficiales
  • Validación en tiempo real
  • Monitoreo inicial del sistema
Entregables
  • Sistema activo en producción
09
Optimización Continua
Frecuencia mensual
Revisión periódica
Actividades
  • Análisis de conversaciones reales
  • Identificación de oportunidades de mejora
  • Ajustes en flujos y respuestas
  • Optimización de conversión
Entregables
  • Reporte mensual de métricas
  • Ajustes implementados
03 — Cronograma

Roadmap del proyecto.

Visión de las 4 semanas de implementación de principio a lanzamiento.

Sem. 1
01
Descubrimiento y Diagnóstico
3 – 5 días
Alta
02
Base de Conocimiento (FAQs)
3 – 4 días
Alta
Sem. 2
03
Diseño del Flujo Conversacional
4 – 6 días
Media
04
Validación del Flujo
2 – 3 días
Alta
Sem. 3
05
Desarrollo y Configuración
5 – 10 días
Baja
06
Pruebas Internas
2 – 3 días
Interno
Sem. 4
07
Pruebas con Cliente (UAT)
3 – 5 días
Alta
🚀
Go-live · Lanzamiento oficial
FASE 08 · SISTEMA ACTIVO EN PRODUCCIÓN

Fase 09 · Optimización Continua — Inicia post-lanzamiento. Análisis mensual, ajustes de flujo y reporte de métricas.

04 — Stack tecnológico

Herramientas de implementación.

Stack moderno y probado para garantizar estabilidad, escalabilidad y resultados medibles.

⚡
n8n

Motor de automatización de flujos y orquestación de procesos.

🧠
OpenAI API

Agente conversacional con IA para respuestas naturales y precisas.

💬
WhatsApp Business

Canal principal de atención y agendamiento con pacientes.

🗄
BigQuery

Base de datos centralizada para almacenamiento y análisis.

📅
Google Calendar

Gestión de disponibilidad y confirmación automática de citas.

📊
CRM (variable)

Se integra con el CRM existente. Sin CRM, se recomienda Kommo.

05 — Equipo

Roles y responsabilidades.

🎯

Project Manager

Punto de contacto con el cliente. Coordina fases, valida entregables y gestiona tiempos.

💡

Conversation Designer

Diseña la lógica de interacción, flujos y mensajes del agente conversacional.

🔧

Automation Engineer

Configura e integra todas las herramientas del stack técnico.

🔍

QA Specialist

Valida el funcionamiento del sistema en pruebas internas y con el cliente.

Responsabilidades del cliente

→Proveer información del negocio con veracidad y detalle
→Validar contenidos y flujos en los tiempos acordados
→Participar activamente en las fases de prueba (UAT)
→Aprobar entregables de cada fase antes de avanzar
06 — Soporte & Mantenimiento

Post-lanzamiento.

Garantizamos estabilidad y ofrecemos continuidad para quienes quieran seguir optimizando.

Incluido en el proyecto

Soporte Post-Lanzamiento

Durante los 14 días siguientes al go-live, atendemos incidencias y correcciones sin costo adicional.

  • ✓ Corrección de bugs post-lanzamiento
  • ✓ Ajustes menores de flujo o mensajes
  • ✓ Soporte virtual por canal directo
  • ✓ Monitoreo de funcionamiento inicial
Servicio adicional

Mantenimiento Mensual

Para clientes activos con otro servicio de SM Marketing, o contratado de forma independiente.

  • ★ Análisis mensual de conversaciones
  • ★ Optimización de flujos y respuestas
  • ★ Reporte mensual de métricas
  • ★ Ajustes de mejora continua
07 — Alcance del proyecto

Definición de alcance.

El alcance específico se define y documenta para cada cliente antes del inicio del proyecto.

Incluido
  • A definir con el cliente
  • A definir con el cliente
  • A definir con el cliente
No incluido
  • A definir con el cliente
  • A definir con el cliente
  • A definir con el cliente
Condicional
  • A definir con el cliente
  • A definir con el cliente
  • A definir con el cliente
08 — Factores clave

Condiciones de éxito.

01Participación activa del cliente en las fases iniciales
02Información del negocio entregada con claridad y completitud
03Validación oportuna de entregables sin bloquear el avance
04Iteración basada en datos reales post-lanzamiento
Resultado esperado

Lo que obtendrá tu clínica.

🤖

Atención automatizada

Sistema activo 24/7 sin intervención manual.

📅

Citas sin fricción

Agendamiento desde WhatsApp, sin llamadas ni esperas.

⏱

Respuesta inmediata

Reducción drástica en tiempos de respuesta.

😊

Mejor experiencia

Pacientes atendidos rápido y con información precisa.

📊

Datos accionables

Métricas reales para optimizar continuamente.

🏢

Eficiencia operativa

El equipo enfoca su energía en lo que importa.